【再掲載】PDCA ~マネージメントサイクル~

昔から、いや、仕事をする上で当たり前の事だけど、Plan-Do-Check-Actionの実践。頭文字をとってPDCA。これを繰り返すことで最初に設定した目標を実現化していくためのマネジメントサイクル。
先日、とあるベッドメーカーの営業担当の方が来社され、福祉用具のディーラーの間で話題中の「福祉用具選定理由書」について意見交換したところ、やっぱりPDCAサイクルを意識しないとね、というところに落ち着きました。

Plan(計画):従来の実績や将来の予測などをもとにして業務計画を作成する
Do(実施・実行):計画に沿って業務を行う
Check(点検・評価):業務の実施が計画に沿っているかどうかを確認する
Act(処置・改善):実施が計画に沿っていない部分を調べて処置をする

この4段階を順次行って1周したら、最後のActを次のPDCAサイクルにつなげ、螺旋を描くように1周ごとにサイクルを向上させて、継続的に業務改善する。

しかし頭では分かっていてもPDCAをうまく回せていない時があります。よくあるのが、P(計画)-D(実行)で止まって、C(点検)に行けない場合です。つまり、やりっ放し状態です。

例えば、提案しっ放し。見積出しっ放し。納品しっ放し。などなど、、、。
「時間がなくて、、、」「目先の仕事が多くて、、、」「忘れてました、、、」など言い訳が言い訳になってないことが多々あります。

私が思うPDCAが回らない理由としては、下記のように思います。

  • 問題が発生していても解決方法が分からない。
  • 計画の見通しが甘い。
  • タスクの優先順位が分からない。
  • D(実行)からC(検討・点検・評価)に移るタイミングがわからない。
  • 数値目標ではなく、勘だったり経験のみに頼ってしまう。
  • 結果に対するイメージが出来上がってない。

それでは、どうすればPDCAを回していけるのか。
それは、計画(P)の段階で期限の設定数値を使い達成目標を明確にする事です。期限を切られれば、期限を基準に予定やタスクが埋まっていきます。

予定やタスクを計画段階で設定する事は極めて重要です。なぜなら実行(D)はシンプルに計画に基づいて作業を進めて行くだけだからです。昔から「段取り8分、仕上げは2分」というぐらい、計画準備が大切です。(段取りがしっかり出来ていれば8割の仕事は済んだという意味です)。

もし、実行段階で問題が発生したら、その問題解決方法を検討(C)、改善(A)し、計画(P)に戻るだけです。

しかし、私から見て、このサイクルをうまく回せてない人は、P(計画)-D(実行)とC(点検)-A(改善)を別々に考えているようにも思えます。

それであれば、一度実行している計画を見直す時間を作った方が良いかもしれません。思い切って、予定に入れるぐらいでもいいかもしれません。毎週何曜日の何時からみたいにルーティン化したら確実ですな。

スケジュールとタスクの管理方法は、別の機会にするとして、話は戻り選定理由書ですが、お陰様で当社の作成達成率は96%となりました。業界情報誌やメーカーさんの情報によると、どこのディーラーさんも苦戦しているようです。

当社の場合、PDCAを意識したシステムを構築しているのでここまで達成出来てるんですが、逆にシステムがないと意外と管理が大変かもしれません。

このPDCAは、仕事では必要な考え方です。強く認識してどうやって継続できるかを考える癖をつけましょう。

と、言いながら私の失敗談。

今、公佑会では人員配置の見直しをしているのですが、私がPDCAを意識しすぎたために計画から入ってしまって、みんなを混乱させてしまってます。計画はある意味、自由発想なので人員配置人数の落とし所がなかなか見つけられない状況に陥ってます。なので今週から焦って軌道修正しています。

このように既存の事業や業務であればCAPDで回さなければなりません。まず、今やってることを評価、点検し、改善を加えて再計画し実行する。文章に起こすと当たり前なんですがPDCAがゴチャゴチャになった典型的な例です。

今度、このPDCAをさくら苑の新人研修で話してみるかな。

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